Codice Etico

INDICE

1. Premessa
2. I principi
2.1 Centralità della persona
2.2 Integrità e senso di responsabilità
2.3 Legalità
2.4 Eccellenza delle performance aziendali
2.5 Tutela della privacy
2.6 Prevenzione del conflitto di interesse
2.7 Utilizzo dell’accesso aziendale alla rete internet
3. Le Norme di Comportamento
3.1 I soci
3.2 I Lavoratori Dipendenti
3.3 I clienti
3.4 I fornitori e collaboratori esterni
3.5 I partner
3.6 I Sindacati e le Forze Politiche
3.7 La comunità di riferimento
3.8 Disposizioni particolari per i dirigenti
4. Prevenzione dei reati societari
4.1 Comunicazioni sociali
4.2 Collaborazione con le società di revisione e gli organi di controllo
5. Attuazione e rispetto del Codice Etico
5.1 Comunicazione e formazione
5.2 Segnalazioni degli stakeholder
5.3 Provvedimenti e sanzioni


1. Premessa

Ventura S.p.A. è la società appartenente al mondo ACI, si configura come terza travel company a livello mondiale in grado di coniugare perfettamente la conoscenza del mercato locale con la forza di una realtà globale, grazie anche ad una struttura flessibile ed efficacemente organizzata.

Offre ai propri clienti servizi travel a 360° come viaggi e trasferte di lavoro, organizzazione di eventi, congressi, viaggi incentive, viaggi e vacanze di piacere tramite la solida esperienza di quattro business unit e uno staff di 301 specialisti.

Dal 1976 opera sul mercato italiano focalizzandosi nella gestione di viaggi d’affari. Si sviluppa negli anni, assecondando le evoluzioni dei mercati e ampliando le proprie aree di business, affiancando al business travel l’organizzazione di eventi e fiere, la fornitura di servizi per le Agenzie di Viaggi e la definizione di un’offerta leisure.

Tra il 2003 e il 2007 con l’entrata degli azionisti Automobile Club d’Italia (ACI) e BCD Travel, la Ventura S.p.A. ha consolidato il suo core business e integrato nuove aree ponendo le basi per lo slancio verso i prossimi obiettivi. In tale contesto, il Codice Etico della Ventura S.p.A. nasce dall’esigenza di concretizzare un insieme di norme di comportamento, basate sui valori fondamentali dell’etica e della moralità, che regolamentano in maniera univoca i rapporti con i propri portatori di interesse o stakeholder, anche nella logica della prevenzione dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001.

La pubblicazione del Codice Etico è tesa alla diffusione dei principi e dei valori che la Ventura S.p.A. ritiene essenziali per la gestione delle proprie attività.

2. I principi

Ventura S.p.A., convinta del loro valore intrinseco e del fatto che l’etica nella conduzione degli affari è anche condizione del successo dell’impresa, si ispira e si riconosce in alcuni principi morali ed etici fondamentali che vengono qui di seguito riportati.

2.1 Centralità della persona

Le relazioni interpersonali, nonché i rapporti di lavoro tra colleghi e collaboratori, sono improntati al rispetto reciproco, con l’ attenzione a non ledere la dignità delle persone e a non esercitare alcun tipo di molestia fisica, verbale o psicologica.
Non vengono quindi tollerati da Ventura S.p.A. atteggiamenti intimidatori e di mobbing nei confronti di colleghi e collaboratori, nonché pressioni individuali atte a condizionare i comportamenti e le attività lavorative dei singoli o di gruppi di persone.
Tale comportamento, rispettoso delle persone e delle esigenze altrui, è tenuto anche nei confronti di tutti gli interlocutori esterni con cui i rapporti sono orientati alla chiarezza e alla correttezza.
La centralità della persona, oltre a manifestarsi nella direzione del rispetto reciproco tra tutti gli interlocutori, comporta anche per Ventura S.p.A. una scelta relativa alla politica di sviluppo del personale dell’azienda, che viene valorizzato in relazione alle sue competenze, al merito in una prospettiva di miglioramento continuo, ed alla coerenza tra le aspirazioni individuali e gli obiettivi aziendali. Infatti, la possibilità di crescere professionalmente, anche attraverso momenti di formazione, costituisce per Ventura S.p.A. una delle modalità con cui mettere al centro della propria attenzione la persona e il suo sviluppo, nella convinzione che sarà tutta l’azienda a beneficiarne.

2.2 Integrità e senso di responsabilità

Ventura S.p.A. riconosce tra i suoi valori fondamentali l’integrità, che significa operare nelle relazioni che si instaurano all’interno e all’ esterno dell’ azienda con onestà e senso di responsabilità. Infatti il perseguimento degli obiettivi aziendali, missione di tutti coloro che operano all’ interno di Ventura S.p.A., attraverso la propria attività, inserisce la persona all’ interno di una rete di relazioni umane e professionali che si collocano in un contesto di dipendenza reciproca a livello funzionale in cui l’ apporto di ciascuno coinvolge tutti.
La sinergia che si crea può essere solo il frutto della consapevolezza di queste relazioni, dell’ importanza dei servizi forniti ai clienti e della conseguente responsabilità che ciascuno deve avere per il proprio operato nei confronti dell’ azienda.

2.3 Legalità

A tutti coloro che collaborano con Ventura S.p.A. a vario titolo viene richiesto di prendere visione delle leggi generali o settoriali in vigore, e di tenere comportamenti rispettosi delle stesse. Amministratori, dipendenti e collaboratori operano nel rispetto della legge, delle norme e delle procedure aziendali.
Nessuna compiacenza o tolleranza verrà riservata verso forme occasionali o strutturali di mancato rispetto della legge, anche se poste in essere a beneficio della società stessa.

2.4 Eccellenza delle performance aziendali

Importante tema relativo alla responsabilità sociale d’ impresa, cui il Codice Etico di Ventura S.p.A. si ispira, è l’impegno per assicurare il raggiungimento degli obiettivi aziendali nel tempo, attraverso adeguata amministrazione, valorizzazione delle risorse e con il contributo di tutte le parti interessate.

2.5 Tutela della privacy

Ventura S.p.A. persegue una decisa politica di tutela della privacy dei dati relativi a tutte le persone fisiche e giuridiche che hanno instaurato con essa rapporti di collaborazione.

2.6 Prevenzione del conflitto di interesse

Tutti coloro che collaborano con Ventura S.p.A. a vario titolo devono rigorosamente evitare ogni situazione che possa generare conflitti tra gli interessi propri e quelli della società. Ognuno deve evitare di strumentalizzare la propria posizione o il proprio titolo aziendale per perseguire interessi personali o familiari, e non deve altresì tenere atteggiamenti di favoritismo nei confronti di fornitori o partner dai quali potrebbe trarre vantaggio economico.

2.7 Utilizzo dell’accesso aziendale alla rete internet

La Ventura S.p.A. si impegna ad evitare l’utilizzo dell’accesso aziendale alla rete internet per motivi non strettamente attinenti alle ragioni lavorative e, in particolare, ne vieta l’utilizzo per venire in possesso di o distribuire materiale pornografico.

3. Le Norme di Comportamento

Il Codice Etico è un documento che esprime i diritti e i doveri degli Stakeholder individuati e che raccoglie tutte le norme di comportamento di riferimento.
Il Codice Etico ha una dimensione interna, che si rivolge ai soci e ai dipendenti, ed una esterna, che ha per interlocutori clienti, fornitori, collaboratori e Pubblica Amministrazione.

3.1 I soci

Ventura S.p.A. ha due Azionisti: Automobile Club d’Italia e BCD Travel Europe Holding B.V., leader di mercato nel settore del business travel.
Il rapporto di Ventura S.p.A. con i propri azionisti è orientato alla correttezza e alla trasparenza.

3.2 I Lavoratori Dipendenti

Ventura S.p.A. considera il proprio personale come un asset aziendale che deve essere valorizzato e tutelato; esso diventa così uno dei principali Stakeholder cui dedicare particolare attenzione. La Società, per l’erogazione dei propri servizi, ha la necessità di personale qualificato, disponibile ed affidabile. La Ventura S.p.A. è quindi particolarmente attenta alla soddisfazione e alla motivazione del personale, verso il quale instaura rapporti improntati alla lealtà e alla trasparenza, alla correttezza e all’onestà.
Ventura S.p.A. ispira le proprie prassi e norme operative a principi etici e morali, e formalizza nel proprio Codice Etico le regole di comportamento, proprio secondo tali principi, cui i collaboratori devono attenersi durante l’ espletamento delle proprie attività professionali.
Il dipendente rispetta i principi di integrità, correttezza, buona fede e agisce in posizione di indipendenza e imparzialità, astenendosi in caso di conflitto di interessi.
Il dipendente non usa a fini privati le informazioni di cui dispone per ragioni d’ufficio né divulga a terzi informazioni o documenti dell’ente, evita situazioni e comportamenti che possano ostacolare il corretto adempimento dei compiti o nuocere agli interessi o all’immagine della Società.

- Indipendenza e pari opportunità nella selezione e gestione del personale
Ventura S.p.A. stabilisce le politiche di assunzione e svolge l’attività di selezione del personale sulla base di precise esigenze aziendali. I candidati vengono selezionati in base all’ effettiva competenza professionale, in linea con i profili richiesti, senza attuare alcun tipo di discriminazione razziale, ideologica o altro. Ventura S.p.A. si impegna altresì ad evitare favoritismi, nepotismi o agevolazioni sia nella fase di selezione sia nella fase di assunzione.

La Società assicura ai propri dipendenti la valorizzazione e lo sviluppo delle competenze professionali di ognuno, attraverso una politica orientata alle pari opportunità, non solo in fase di assunzione, ma anche per quanto riguarda retribuzione, crescita professionale e formazione.

- Non discriminazione
Ventura S.p.A. non esercita discriminazioni nei confronti del proprio personale per razza, colore, religione, sesso, età, tendenza sessuale, nazionalità, invalidità o anzianità di servizio, né in fase di selezione né in sede di attribuzione di incarichi professionali. La società attua tale strategia a tutti i livelli gerarchici.

- Legalità e trasparenza nella costituzione del rapporto di lavoro
Ventura S.p.A. impronta i rapporti con il proprio personale secondo i principi della trasparenza e della legalità e non adotta alcuna forma di “lavoro nero” o irregolare. All’ atto della costituzione del rapporto di lavoro la Società fornisce ad ogni dipendente precise informazioni relative al CCNL di riferimento, agli aspetti normativi, alle norme e alle regole aziendali. Ventura S.p.A. fornisce altresì precise indicazioni sul ruolo ricoperto dal lavoratore e sulle mansioni da svolgere. Il personale viene inoltre informato in merito alle procedure adottate in azienda in materia di privacy, salute e sicurezza e Sistema di Gestione Qualità.

- Sicurezza e salute
Ventura S.p.A. assicura al proprio personale sedi di lavoro sane e sicure, nel rispetto delle norme in vigore, e attua una adeguata formazione periodica in materia, indirizzata a tutti i lavoratori e orientata alla prevenzione di incidenti ed infortuni.

- Riservatezza
I dipendenti devono conoscere ed applicare le norme predisposte da Ventura S.p.A. a garanzia della sicurezza, dell’integrità, della riservatezza e della disponibilità delle informazioni.

Ogni dipendente dovrà astenersi dal divulgare dati o informazioni di cui venisse in possesso durante l’espletamento delle proprie attività lavorative. Dovrà inoltre attuare tutte le misure necessarie per tutelare i dati presenti in azienda sia su supporto magnetico che cartaceo.

- Tutela dei beni aziendali
Tutto il personale è tenuto ad utilizzare con la massima cura e diligenza i beni aziendali che gli vengano affidati; è vietato pertanto un utilizzo improprio dei beni aziendali che possa danneggiarne l’efficienza lavorativa.

L’utilizzo degli strumenti informatici deve essere rispettoso delle procedure interne a riguardo, in conformità con le finalità aziendali e le norme di legge.

In particolare, non è consentito l’uso della posta elettronica per inviare messaggi indecorosi, offensivi e tali da ledere l’ immagine aziendale. L’accesso ad Internet deve avvenire nel rispetto del decoro e della legalità e nel rispetto delle procedure aziendali.

- Sede di lavoro
Ogni dipendente è tenuto a salvaguardare la sede di lavoro (arredi, spazi comuni, …) e a tutelarne la salubrità nel rispetto delle persone che vi operano.

- Doni e regali
Il personale di Ventura S.p.A. non può accettare a nessun titolo beni, doni, offerte economiche ecc. da fornitori, clienti, persone e/o organizzazioni commerciali e più in generale da tutti i soggetti con i quali venga in contatto durante l’attività lavorativa.

Possono essere accettati unicamente oggetti aventi un modesto valore commerciale e/o di carattere promozionale.

La Società non consente altresì che vengano offerti doni o beni ai propri fornitori, a funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o ad altri interlocutori che possano ingenerare possibili interpretazioni di favoritismo o clientelismo, a meno di oggetti dal modesto valore commerciale o articoli promozionali.

- Partecipazione associazioni e organizzazioni
Il dipendente comunica tempestivamente alla Direzione la propria adesione ad associazioni od organizzazioni a prescindere dal loro carattere riservato o meno, i cui ambiti di interessi siano coinvolti o possano interferire con lo svolgimento dell’attività dell’ufficio.

- Obbligo di astensione
Il dipendente si astiene dal partecipare all'adozione di decisioni o ad attività che possano coinvolgere interessi propri ovvero: di suoi parenti entro il quarto grado o conviventi; di individui od organizzazioni con cui egli stesso o il coniuge abbia causa pendente o grave inimicizia o rapporti di credito o debito; di individui od organizzazioni di cui egli sia tutore, curatore, procuratore o agente; di enti, associazioni anche non riconosciute, comitati, società o stabilimenti di cui egli sia amministratore o gerente o dirigente.

- Prevenzione della Corruzione
Il dipendente rispetta le misure necessarie alla prevenzione degli illeciti da parte della Società. In particolare, il dipendente rispetta le prescrizioni contenute nel Piano per la Prevenzione della Corruzione, presta la sua collaborazione al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e, fermo restando l’obbligo di denuncia all’autorità giudiziaria, segnala al proprio superiore gerarchico, il quale riferisce al Responsabile della Prevenzione della Corruzione, eventuali situazioni di illecito nell’amministrazione di cui sia a conoscenza, oppure informa direttamente il Responsabile della Prevenzione della Corruzione.

Il destinatario delle segnalazioni di cui al periodo precedente adotta ogni cautela di legge affinché sia tutelato l’anonimato del segnalante e non sia indebitamente rilevata la sua identità. Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso, sempre che la contestazione dell’addebito disciplinar e sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione.

- Trasparenza e tracciabilità
Il dipendente assicura l’adempimento degli obblighi di trasparenza previsti in capo alle pubbliche amministrazioni secondo le disposizioni normative vigenti”, prestando la massima collaborazione nell’elaborazione, nel reperimento e nella trasmissione dei dati sottoposti all’obbligo di pubblicazione sul sito della Società nella sezione “Amministrazione trasparente”.

3.3 I clienti

Si definiscono clienti tutte le persone, aziende, società, enti cui Ventura S.p.A. propone o eroga i servizi nell’ ambito delle proprie attività.
I clienti di Ventura S.p.A. possono essere o Enti Pubblici o Società che operano nell’ambito dei trasporti.

Affidabilità e sicurezza sono le parole chiave che esprimono il rapporto di Ventura S.p.A. con i propri clienti, a qualsiasi categoria essi appartengano.

- Attenzione e tutela dei clienti
Le competenze ed i comportamenti interni devono essere finalizzati alla realizzazione di servizi di travelling con coerenza e disponibilità ad ogni livello gerarchico.

Ventura S.p.A. indirizza tutte le proprie competenze professionali al servizio e alla tutela del cliente, prestando anche attenzione all’ utente finale.

- I rapporti con il mercato
Ventura S.p.A. opera da anni nel proprio mercato, ha quindi una immagine consolidata ed è un riferimento preciso specialmente per gli Enti Pubblici che intendono usufruire di servizi della Società.
Pertanto, poiché crede nel miglioramento continuo, Ventura S.p.A. è costantemente impegnata in un’ attività di comunicazione ed informazione, finalizzata a mantenere stretti legami con i clienti.

La Società fornisce ai propri clienti il valore aggiunto derivante dalla reportistica relativa ai servizi erogati.
La tempestività e la puntualità di tale reportistica fornita alle aziende clienti costituiscono una forte spinta al miglioramento nell’ottica della soddisfazione del cliente e della riduzione dei costi.

Ventura S.p.A. mette in atto tutti i sistemi necessari per far fronte alle esigenze del proprio mercato attraverso strumenti informatici, formazione continua del personale, redazione e aggiornamento di procedure, stesura di contratti sempre più precisi e puntuali, creazione di partnership.

- Correttezza nei rapporti commerciali
Ogni rapporto di natura commerciale con Enti pubblici o privati è basato in primo luogo sul rispetto della legge e sulla correttezza commerciale.

Nessun dipendente o collaboratore di Ventura S.p.A. deve fornire o richiedere informazioni riservate o creare situazioni che possano comportare la compromissione dell’integrità e/o della reputazione di una o di entrambe le parti.

3.4 I fornitori e collaboratori esterni

Le fasi di approvvigionamento sono regolamentate all’ interno di Ventura S.p.A. da specifiche procedure che declinano responsabilità, autorizzazioni e modalità di acquisto. I rapporti con i propri fornitori sono basati sui principi delle pari opportunità, della trasparenza e del rispetto reciproco al fine di consentire una valida collaborazione.

La sinergia con i fornitori porta Ventura S.p.A. ad ottenere livelli di fornitura sempre adeguati e finalizzati a prevenire le criticità.

In particolare, i collaboratori esterni devono prendere visione delle norme e delle procedure in vigore in Ventura S.p.A. e attenersi scrupolosamente alle stesse.

3.5 I partner

Si definiscono partner tutti i soggetti legati alla Ventura S.p.A. da una relazione di collaborazione professionale.

Le iniziative di partnership promosse dalla Società si basano sulla condivisione dei principi contenuti nel presente Codice Etico. Sono inoltre regolate da dichiarazioni di intenti chiare e trasparenti che sanciscono la volontà delle parti in maniera leale e corretta.

3.6 I Sindacati e le Forze Politiche

La Ventura S.p.A. non attua favoritismi di natura politica e non contribuisce al finanziamento di partiti politici o di comitati, organizzazioni pubbliche e sindacali, o candidati politici.

3.7 La comunità di riferimento

- Le sponsorizzazioni
Qualora Ventura S.p.A. dovesse sponsorizzare iniziative e/o manifestazioni nei diversi ambiti di riferimento per le proprie attività, seguirà tutte le regole di carattere legale ed etico.

3.8 Disposizioni particolari per i dirigenti

Il dirigente svolge con diligenza le funzioni ad esso spettanti in base all’atto di conferimento dell’incarico, persegue gli obiettivi assegnati e adotta un comportamento organizzativo adeguato per l’assolvimento dell’incarico, garantendo l’osservanza, tra gli altri, degli obblighi contrattuali (contratto collettivo nazionale di lavoro) per i dirigenti.

Il dirigente, prima di assumere le sue funzioni, comunica al Consiglio di Amministrazione, le partecipazioni azionarie e gli altri interessi finanziari che possano porlo in conflitto di interessi con gli interessi della Società. Fornisce le informazioni sulla propria situazione patrimoniale e le dichiarazioni annuali dei redditi soggetti all’imposta sui redditi delle persone fisiche previste dalla legge.

Il dirigente assume atteggiamenti leali e trasparenti e adotta un comportamento esemplare e imparziale nei rapporti con i colleghi e i collaboratori.

4. Prevenzione dei reati societari

4.1 Comunicazioni sociali

La Ventura S.p.A. si impegna affinché le sue comunicazioni sociali (Bilanci, relazioni e altre comunicazioni sociali previste dalla legge e dirette ai soci o al pubblico) vengano effettuate in modo corretto e veritiero, nel rispetto della legge e preservando gli interessi degli stakeholder. A tal fine all’amministratore e ai Sindaci è vietato, con l’intenzione di ingannare i soci o il pubblico e al fine di conseguire per sé o altri un ingiusto profitto:

- esporre fatti materiali non rispondenti al vero (anche se oggetto di valutazione);
- omettere informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società o del gruppo di appartenenza della società.

4.2 Collaborazione con le società di revisione e gli organi di controllo

La Ventura S.p.A. è fortemente convinta della necessità di instaurare rapporti con le società di revisione e gli altri organi di controllo ( che svolgono attività di controllo/revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi sociali o alle società di revisione) improntati alla lealtà, al rispetto della legge e alla reciproca collaborazione al fine di assicurare il rispetto degli interessi degli stakeholder e garantire il corretto e completo svolgimento delle attività di controllo e revisione.

A tal fine è vietato:

- all’Amministratore di occultare documenti o utilizzare altri idonei artifici per impedire od ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo o revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi sociali o alle società di revisione;
- ai Dipendenti di collaborare con l’eventuale condotta illecita del responsabile della revisione finalizzata ad attestare il falso od occultare informazioni sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società.

5. Attuazione e rispetto del Codice Etico

5.1 Comunicazione e formazione

Il Codice Etico viene portato a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni tramite le seguenti specifiche attività di comunicazione:

- la diffusione tra tutti i dipendenti della Ventura S.p.A. del Codice;
- la formale dichiarazione di vincolo del Codice Etico sotto il profilo disciplinare per tutti i dipendenti mediante circolare interna e l’affissione dello stesso nei locali ove si svolge l’attività sociale in luogo accessibile a tutti;
- la predisposizione di sezione ad esso dedicata nell’intranet aziendale;
- l’introduzione in tutti i contratti di una nota informativa relativa all’adozione del Codice;
- la pubblicazione dello stesso sul sito Internet di Ventura S.p.A.;
- l’inserimento di clausole risolutive espresse nei contratti di fornitura o collaborazione che facciano esplicito riferimento al rispetto delle disposizioni del Codice Etico.

5.2 Segnalazioni degli stakeholder

Tutti gli stakeholder della Ventura S.p.A. possono segnalare, per iscritto ed in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Organismo di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001, che provvede ad una verifica sulla segnalazione, ascoltandone eventualmente l’autore ed il responsabile della presunta violazione.

5.3 Provvedimenti e sanzioni

Nel caso in cui i principi espressi nel presente Codice Etico non venissero rispettati da parte degli Organi di Amministrazione e Gestione della Società, questi ne risponderanno direttamente al Consiglio di Amministrazione.

Nel caso in cui i principi espressi nel presente Codice Etico non venissero rispettati da parte dei Lavoratori Dipendenti, si provvederà ad emettere provvedimenti disciplinari in base a quanto previsto dal Contratto Collettivo di Lavoro.